We hebben allemaal weinig tijd en zijn altijd maar druk. Het lijkt een gewone wereld te worden waarin we onszelf steeds vaker voorbij lopen. Het is niet voor niets dat het aantal burn-outs exponentieel is gegroeid de afgelopen 5 jaar. Het verkeerd tijd managen is daar een van de oorzaken van. We hechten te weinig waarde aan even een avondje ‘uit’ staan, waardoor we niet optimaal kunnen presteren gedurende de dag.
Wij weten hoe belangrijk tijd managen is en vooral hoeveel voordeel het je op gaat leveren als je het goed doet. Voor je het weet heb je een extra uur per dag over om leuke dingen te doen of om simpelweg meer werk te verzetten. Maar los van wat het je onderaan de streep oplevert, zal het je vooral veel rust opleveren. Rust in je hoofd, in je lijf en in je dag. Dus tijd om aan het werk te gaan. Met deze 10 tips ga jij je tijd managen als nooit tevoren!
#1 Houd de tijd bij
Voor de hand liggend? Dat zou je denken, maar het gaat nog veel te vaak mis. Tijd managen betekent dat je moet meten wat je doet. Door je tijd bij te houden weet je precies hoe lang je ergens mee bezig bent geweest. Vervolgens kun je analyseren of dat goed was en of het beter had gekund. Wanneer je patronen gaat herkennen weet je ook hoe je je planning hierop aan kan passen.
#2 Maak je planning niet te strak
Als je altijd maar alles krap plant, komt niks af en voel je de hele dag druk. Er zijn bijvoorbeeld altijd wel collega’s die tussendoor je aandacht nodig hebben. Of een klant die je onverwachts belt met een accuut probleem. Je weet het niet. Zorg daarom dat je altijd ruimte hebt in je agenda voor deze spoedjes. Valt niemand je lastig gedurende de dag? Dan ben je lekker op tijd klaar, of je kunt vast vooruit werken aan je planning. Tijd managen gaat in ieder geval een stuk rustiger wanneer je er niet te veel druk op legt.
#3 Stel een tijdslimiet in
Hou voor jezelf bij hoe lang je ergens mee bezig mag zijn. Zo voorkom je dat je gaat afdwalen en te veel tijd stopt in onnodige dingen. Heb je ergens 20 minuten voor? Dan ben je je veel bewuster van de tijd die je daar daadwerkelijk aan besteedt. Alles wat langer duurt is echt zonde van je tijd. Je kan het makkelijker maken voor jezelf door een wekker te gebruiken. Bij voorkeur niet op je telefoon, maar daar komen we later op terug.
#4 Tijd managen is een kwestie van mindset
Wat ons betreft is bijna alles een kwestie van mindset, maar ook met het managen van tijd komt dit weer terug. Als jij een sterke mindset hebt en pin je jezelf vast op een doel? Dan is de kans veel groter dat je goed omgaat met je tijd. Mensen met een sterke mindset staan bijvoorbeeld over het algemeen vroeger op dan de meerderheid, omdat ze dan het meest uit hun dag halen. Weet van jezelf wanneer je het best presteert en pas je planning daarop aan. Weet je dat je bijvoorbeeld na 15.00 altijd moeite hebt met concentratie? Zorg dan dat je de moeilijke taken alvast hebt gedaan.
#5 Maak een duidelijke takenlijst
Deze lijkt op de planning, maar is net even anders. Je takenlijst bestaat simpelweg uit de dingen die je die dag echt moet doen. Maak ze in een simpele checklist, zodat het ook echt weg is wanneer je de taak hebt afgerond. Deze kun je prima op je bureau neerleggen, want op die manier word je er steeds aan herinnerd wat er nog gedaan moet worden en houd je je focus scherp op de taken. Als je iets van je lijstje mag strepen zorgt dat ook nog eens voor de aanmaak van het gelukshormoon. Zo blijf je gedurende de dag gemotiveerd om zoveel mogelijk werk te verzetten op een productieven manier. Je tijd managen gaat pas écht voor je werken wanneer je precies weet wat er wanneer gedaan moet worden.
#6 Focus je op één taak tegelijk
Voorkom dat je 100 tabbladen open hebt staan, je mail en je WhatsApp op de achtergrond hebt draaien én dat je ook nog eens een rommelig bureau hebt. Door alleen de dingen te zien die belangrijk zijn voor die ene taak voorkom je dat je de hele tijd afgeleid raakt en dan ineens weer bedenkt waar je ook alweer mee bezig was. Dus elimineer alle mogelijke afleiding, puur om het jezelf makkelijk te maken. Je tijd managen wordt veel leuker als je weet waar je je volledig op kan focussen.
#7 Delegeren en uitbesteden is key
Een van de beste en makkelijkste manieren om meer tijd over te houden, is door uit te besteden. Je moet natuurlijk de juiste mensen om je heen hebben en de mogelijkheid hebben om dit te betalen, maar zodra het kan raden wij het echt aan. Het zorgt ervoor dat jij andere dingen op kunt pakken die misschien wel belangrijker zijn. Zo kun je zelf verder groeien, maar ook meer tijd overhouden. De grootste ondernemers zien de kracht van uitbesteden en doen dit direct vanaf het eerste moment. Uitvoerende taken nemen ongemerkt heel veel tijd in beslag, terwijl het je dat niet direct oplevert.
#8 Laat perfectionisme je dag niet bepalen
Perfectionisme is niets meer dan een excuus dat komt vanuit onzekerheid. Pijnlijk om te horen misschien, maar wel de waarheid. Het probleem is alleen dat je daardoor nooit iets écht afmaakt. Je presenteert je producten of diensten niet ‘want het is nog niet helemaal zoals ik het hebben wil’. Fun fact: dat hoeft ook niet. Als het zijn doel maar dient is het al genoeg. Zorg gewoon dat je die eerste stap zet. Vanaf dat moment kun je gaan optimaliseren. En onthoudt: het is nooit klaar. Dus ga ook niet voor het perfecte! Tijd managen kan alleen wanneer je je perfectionisme laat varen.
#9 Gebruik de juiste tools voor tijdmanagement
Tijd managen hoeft niet alleen met een papieren agenda leuk te zijn, je kan het nog makkelijker maken door het digitaal te doen. Een aantal tools zijn perfect als je tijd managen serieus beet wilt pakken.
- Toggle
- Asana
- Trello
- Freedcamp
- Monday
Al deze tools zijn perfect geschikt voor tijd managen, mits je ze goed gebruikt. Zorg dat je daarin consequent bent en dat je niet ergens aan start en het dan niet volhoudt.
#10 Telefoon UIT
Dit is by far de pijnlijkste voor iedereen, maar écht de meest belangrijke. Ik kan je niet vaak genoeg zeggen hoe belangrijk het is om die telefoon met regelmaat uit te zetten, zeker wanneer je je moet focussen. Kan dat écht niet, omdat je denkt dat je bereikbaar moet zijn? Zet dan in ieder geval je meldingen uit. Ik heb bij menig ondernemer gezien hoe het ongemerkt uren van de dag opslokt wanneer ze continue die telefoon op hun bureau hebben liggen. Daarnaast heeft hij ook nog eens een slechte invloed op gesprekken, sfeer en slaap, dus wat ons betreft mag de telefoon wel vaker helemaal uit.
Voel jij dan ongemak? Dan is dat een heel groot teken dat je ermee aan de slag moet. Je zal zien dat je je enorm bevrijd voelt wanneer je er niet de hele tijd mee bezig bent. Begin bijvoorbeeld met het maken van een wandeling zonder telefoon. Gek idee he? Juist daarom moet je het doen. Even uit staan zorgt ervoor dat je je creativiteit weer terugkrijgt en dat je de natuur en de rust veel meer gaat waarderen. Je tijd managen was dan nog nooit zo leuk!
